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GlogauAIR gGmbH sucht zum 01.01.2026 eine/n Bürokaufmann/ Bürokauffrau (m/w/d) in Vollzeit.

 

Stellenbeschreibung

Die Stelle ist direkt der Geschäftsführerin von GlogauAIR’s unterstellt. Die regelmäßigen Aufgaben beinhalten die Buchhaltung und Verwaltungskommunikation mit Künstlern/innen, unserem Steuerberater und Kunden/innen, sowie die Überwachung der Instandhaltung und Pflege des Gebäudes.

 

 

Aufgaben

 1. Büroverwaltung:

Organisation der täglich bzw. regelmäßig anfallenden Arbeiten

  • Telefon-und Schriftverkehr (Post, E-Mail).
  • Unterstützung der Terminkoordinationund Kalenderverwaltung der Ausstellungsräume „Project Space“.
  • Buchhaltung;Erstellung von E-Rechnungen, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Führung des Kassenbuchs, sowie Durchführung von Online-Banking und Überweisungen.
  • Personalverwaltung; Informationsweitergabe an den Steuerberater, Überwachung des Arbeitsplans, sowie Überprüfung der Arbeitszeiten und Urlaubstage.
  • Verwaltung und Vertragsabwicklung der Künstler, sowie andere Programme, Kunden und Kooperationspartner.
  • Beantragungder erforderlichen Genehmigungen für Veranstaltungen diverser Art bei den verschiedenen Behörden, sowie die An- und Abmeldungen der Künstler/-innen (Bürgeramt, GEMA, usw..)

 

2. Gebäudeverwaltung

Instandhaltung des Gebäudezustandes

  • Übergabe und Übernahmeder Künstler-Ateliers und der Ausstellungsräume 
  • Bestellung von Verbrauchsgütern (Büromaterial, u.ä.)
  • Überwachungder Instandhaltungsmaßnahmen
  • Prüfungder Sicherheit des Gebäudes und der Hausordnung
  • Überwachungder Einhaltung von örtlichen Verordnungen (z.B. Lärmschutz, usw…)

Qualifikationen und Anforderungen

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum / zur  Bürokaufmann/ Bürokauffrau oder vergleichbares
  • 2 - 3Jahre Berufserfahrung
  • Mündlicheund schriftliche Kommunikation in Deutsch (C2) und Englisch (C1)
  • Allgemeine Verwaltungs- und Buchhaltungskenntnisse
  • Umfassende Kenntnisse in Microsoft Office, Internetrecherchen und die sichere Anwendung von diversen E-Mail Systemen
  • Strukturierte, gründliche und selbstständige Arbeitsweise

 

 

Art der Stelle

  • Vollzeit 40 Stunden / wöchentlich
  • Arbeitzeiten von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr Kernarbeitszeiten von 9 bis 13 Uhr gesetzliche Pausenzeiten sind einzuhalten.
  • Arbeitstelle: Glogauer Str. 16, 10999 Berlin

 

 

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf sowie ein kurzes Bewerbungsschreiben direkt per E-Mail an info@glogauair.net

 

Bewerbungsfrist:   30. November 2025

 

English

 

GlogauAIR gGmbH is seeking an Office Administrator (m/f/d) for a full-time position starting January 1, 2026.

Job description

The position reports directly to the Managing Director of GlogauAIR. Regular responsibilities include accounting and administrative communication with artists, our tax advisor, and clients, as well as overseeing building maintenance and upkeep.

 

Responsibilities

1. Office Administration

Organization of daily and regularly occurring tasks

  • Telephone and written correspondence (mail, email)

  • Support with appointment coordination and calendar management for the exhibition spaces “Project Space”

  • Accounting: preparation of e-invoices, monitoring payment transactions, managing the cash book, as well as handling online banking and transfers

  • Personnel administration: forwarding information to the tax advisor, monitoring work schedules, and checking working hours and vacation days

  • Management and contract processing for artists, as well as other programs, clients, and cooperation partners

  • Applying for required permits for various types of events from relevant authorities, as well as registering and deregistering artists (citizens’ office, GEMA, etc.)

 

2. Building Management

Maintenance of the building's condition

  • Handover and acceptance of artist studios and exhibition spaces

  • Ordering consumables (office supplies, etc.)

  • Monitoring maintenance measures

  • Checking building safety and house rules

  • Monitoring compliance with local regulations (e.g., noise control)

Qualifications and Requirements

  • Successfully completed vocational training as an office administrator or similar

  • 2–3 years of professional experience

  • Excellent oral and written communication in German (C2) and English (C1)

  • General administrative and accounting knowledge

  • Strong skills in Microsoft Office, internet research, and confident use of various email systems

  • Structured, thorough, and independent working style

Type of Position

  • Full-time, 40 hours per week

  • Working hours from 9:00 a.m. to 6:00 p.m., core working hours from 9:00 a.m. to 1:00 p.m.; statutory break times must be observed

  • Workplace: Glogauer Str. 16, 10999 Berlin

 

 

Please send your CV and a short cover letter directly by email to info@glogauair.net

Application deadline: November 30th, 2025